Aprenda como usar Scrum na organização de eventos

Vou dividir com vocês algo valioso que aprendi na incubadora que participei representando a Castfy de agosto a dezembro de 2018, o Scrum.

Explicarei rapidamente como essa metodologia, que é usada no ramo de tecnologia, startups e recentemente em Marketing, pode ser adaptada para agências de comunicação de eventos e trazer resultados muito positivos na produção de um evento grande e complexo.

Então simbora!!

O que é o Scrum?

É um método de trabalho utilizado para o gerenciamento de projetos, que utiliza ferramentas e rotinas para que este seja mais organizado, ágil e com comunicação constante entre seus membros que trabalham em prol de um objetivo comum.

Foi criado por Ken Schwaber e Jeff Sutherland em meados dos anos 90! Isso que é ser visionário, né minha gente?

O Scrum faz parte da Metodologia Ágil e nasceu para ser usado em cenários caóticos como o de startups.

O contrário disso seria um ambiente previsível, onde usa-se metodologias em cascata onde uma etapa é realizada após a outra e em grande escala.

Os Pilares

Transparência dos processos, requisitos de entrega, status, dificuldades;

Inspeção constante de tudo o que está acontecendo;

Adaptação do processo em si (que pode ser remodelado de acordo com a realidade de cada agência) e do produto inicial, que para nós é o escopo do evento.

 

Os personagens do Scrum (para eventos)

 

 

Product Owner (Planejamento)

É o líder do projeto.

Tem o dever de definir quais funcionalidades e características terá o produto (que no nosso caso, é o evento ou ação) e em qual ordem elas devem ser feitas.

É ele quem organiza o Product Backlog, que explicarei abaixo.

 

Scrum Master (Atendimento)

É o facilitador de toda a jornada

Deve ensinar e envolver os participantes nos princípios e práticas do

Scrum, então precisa manjar muito o método.

Tem missão de inspirar a equipe e mostrar o caminho do desenvolvimento em direção daquilo que o cliente necessita.

 

Dev Team (Produção)

São aqueles que executam o projeto. No Scrum as decisões são tomadas em conjunto, portanto o Dev Team tem importante papel por trazer o olhar técnico.

Devem trabalhar para que as solicitações do Product Owner sejam atendidas com excelência. Papéis bem definidos, então vamos ao trabalho!

 

As Ferramentas

Desenhar a Visão do Produto

Nada mais é do que a proposta do evento mais detalhada.

O Product Owner deve pegar a proposta comercial que foi fechada e enriquecê-la com informações internas de planejamento.

É um macroplanejamento, aqui é importante descrever o quê se quer e aonde quer chegar.

Feito isso, deve-se desmembrar a Visão do Produto em todas as ações necessárias para se chegar ao objetivo, que são as funcionalidades. Essa lista de funcionalidades é o que chamamos de Product Backlog, ferramenta poderosa do Scrum que pode ser feita no Excel, ppt, Trello, enfim… da maneira que você achar mais eficaz.

 

Definir os Sprints

Sprints são tempos fixos determinados em comum acordo, para executar cada conjunto de funcionalidades. No caso de organização de eventos, é o período de pré-produção.

Cada Sprint dura de 2 a 4 semanas para os projetos de tecnologia como o desenvolvimento de um software. Para o mercado de eventos, deve-se adaptar a duração de cada Sprint pois sabemos bem que por aqui o negócio voa, não é mesmo?! Então sugiro Sprints de 5 dias úteis, 1 semana.

As Reuniões

Sprint Planning

Os envolvidos devem participar dessa reunião que acontece às segundas-feiras de manhã, com duração aproximada de 30 minutos, para o planejamento da semana.

Toda a equipe vai decidir quantas funcionalidades serão trabalhadas naquele Sprint, sempre considerando a ordem de prioridades do backlog.

Por exemplo, decide-se que nessa semana serão resolvidos os patrocínios, o projeto de cenografia e sua aprovação com o cliente.

Ou alterações (risos).

Daily Scrum

Reunião às terças, quartas e quintas-feiras de manhã com duração de 15 minutos.

Serão feitas as seguintes perguntas para cada um dos integrantes da equipe:

O que você fez ontem?

O que você vai fazer hoje?

Existe algum impedimento ou dificuldade?

Ah, importante: o Daily Scrum deve ser realizado DE PÉ, algo bem objetivo.

Sprint Review

Fechamento na sexta-feira no final do dia, com apresentação informal do que foi produzido naquela semana, para avaliar se o trabalho desenvolvido está de acordo com o esperado.

É nessa reunião que algumas decisões são tomadas como mudanças, validações e atualizações do backlog.

Depois disso, partiu happy hour!

Quantos Sprints são necessários para a pré-produção de um evento?

Isso depende da quantidade de funcionalidades que a equipe definir e também do quanto ela vai performar.

O Scrum só acaba quando o Product Backlog for totalmente executado.

E lembre-se sobre um dos pilares, a Adaptação.

Se na sua agência tem um Gerente de Produção que entende de Scrum e é super carismático, então ele vai desempenhar um melhor papel de Scrum Master do que a moça tímida do atendimento… Não tem problema!

Ou se as primeiras reuniões de Sprint Planning duraram 1 hora… Relaxa!

O Scrum é uma técnica e deve ser praticada para se chegar à perfeição 😉

Artigo do blog Vida de Eventos

https://www.linkedin.com/in/camila-nistal-castfy

 

Camila Nistal

Fundadora e Diretora Executiva da castfy Formada em Turismo, com pós-graduação em Produção e Planejamento de Eventos. Amante de marketing digital e da terra da garoa, São Paulo ;) -- camila@castfy.com.br

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